Zarządzanie bezpieczeństwem danych w firmie do 50 osób
Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w tym nękające wszystkich w ostatnim czasie RODO to nie tylko zasady stworzone dla dużych korporacji przetwarzających ogromne ilości danych dziennie – ich zastosowanie jest równie istotne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Bez względu na to, czy firma zatrudnia poniżej 50, czy powyżej 200 pracowników, oraz to z iloma klientami współpracuje, obecność jakichkolwiek danych pozwalających zidentyfikować tożsamość osoby fizycznej oznacza ich zbieranie, przetwarzanie i przechowywanie, a więc podlega ścisłym regulacjom prawnym. Duże korporacje mają swoje działy odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych. Jak poradzić sobie jednak z zarządzaniem bezpieczeństwem danych w firmie do 50 osób?
Jak robią to duże firmy?
Trudno oprzeć się wrażeniu, że wiele korporacji i firm zatrudniających znacznie większe ilości pracowników ma znacznie lepiej zorganizowany system ochrony danych osobowych. Dlaczego tak się dzieje, skoro to teoretycznie małe firmy powinny mieć w tej kwestii mniej pracy? Okazuje się, że dla wielu mniejszych przedsiębiorców dane gromadzone przez nich wydają się mieć mniejsze znaczenie niż te zbierane przez ogromne korporacje. W istocie jednak informacje takie jak imię, nazwisko, adres, numer PESEL, czy też numer telefonu i adres poczty elektronicznej są informacjami umożliwiającymi identyfikację osób fizycznych i bez względu na to kto je przetwarza, konieczna jest ich odpowiednia ochrona przed nieupoważnionymi osobami trzecimi.
Duże firmy, aby poradzić sobie z zapewnieniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa informacji i danych osobowych w firmie wykorzystują więc wszelkie regulacje prawne i dostępne na rynku normy i standardy na swoją korzyść, budując na ich podstawie kompletny i kompleksowy system zarządzania bezpieczeństwem informacji. Jedną z najbardziej popularnych norm jest oczywiście ISO 27001, które można z powodzeniem wprowadzić nawet w najmniejszej firmie. Czy proces jego wdrożenia jest trudny? Początkowo tak, jeśli firma kompletnie nie przykładała się dotąd do spełniania obowiązków w kwestiach bezpieczeństwa informacji. Wdrożenie normy to jednak najszybszy sposób na sprostanie odpowiednim regulacjom, w tym także wprowadzonemu niedawno rozporządzeniu RODO, które definiuje prawidłowe podejście do ochrony i przetwarzania danych osobowych.
Czy potrzebuję działu zarządzania bezpieczeństwem danych?
Wiele dużych firm posiada w swoich szeregach specjalistów do spraw zarządzania bezpieczeństwem informacji skupionych na regularnym kontrolowaniu i monitorowaniu procesów pod kątem zagrożeń i możliwych usprawnień w kwestii bezpieczeństwa danych. Czy małe firmy też potrzebują takiej osoby? Nie, jej zatrudnienie nie jest w żaden sposób koniecznością, choć wejście w życie RODO sprawiło, że wielu przedsiębiorców musiało powołać Inspektora Danych Osobowych. To jednak nie najważniejsza kwestia – zarządzanie bezpieczeństwem danych w firmie sprowadza się bowiem do zadań i działań podejmowanych przez każdą osobę zaangażowaną w jej działalność, a więc zarówno samych pracowników, jak i członków zarządu. Zmiany w organizacji pozwalające na wprowadzenie i utrzymanie skutecznego systemu zarządzania bezpieczeństwem danych musi rozpocząć się od wspólnej chęci dążenia do lepszego poziomu zabezpieczeń i świadomości, że bezpieczeństwo informacji jest niezwykle kluczowe nie tylko dla zachowania poufności i integralności danych klientów.
Praca na bazie ISO 27001
Wdrożenie i certyfikowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w firmie jest często kojarzone z bardzo kosztownym procesem, na który większość małych firm po prostu nie chce się zdecydować ze względu na ograniczenia budżetowe. Samo wprowadzenie ISO w życie nie jest jednak tak strasznie i trudne jak się wydaje, a początkowa inwestycja w ulepszanie procesów szybko odpłaca się lepszym systemem zarządzania bezpieczeństwem danych, które w rezultacie może przełożyć się na mniejsze straty finansowe podczas wystąpienia awarii i zagrożeń. Firmy mogą samodzielnie podjąć się wdrażania procesu lub zatrudnić w tym celu firmę pomocniczą lub oprogramowanie uławiające sterowanie procesami w oparciu o wymogi normy ISO. Ważne, aby wybrać system odpowiedni dla potrzeb danej firmy i stosować go regularnie, systematycznie i z pełną świadomością jego atutów. Porządek w dokumentacji, regularne audyty wewnętrzne i nieustanne dążenie do samodoskonalenia poprzez eliminację ryzyka to klucz do sprawnego systemu zarządzania bezpieczeństwem danych.
