Zalety i wyzwania prowadzenia pełnej księgowości online dla przedsiębiorstw
Przedsiębiorcy coraz chętniej decydują się na przeniesienie pełnej księgowości do środowiska online. Stosunkowo niskie koszty, a także duże możliwości związane z dostępem do danych, skutecznie przekonują do zmiany sposobu rozliczania wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Pełna księgowość online wiąże się z wieloma korzyściami pozytywnie wpływającymi na przedsiębiorstwo i związane z tym zyski. Warto jednak wiedzieć kto i w jakich obszarach działalności może zdalnie rozliczać dokumenty księgowe. Istotną rolę w kwestii księgowości online odgrywają również kwestie prawne.
Czym jest księgowość online firmy?
Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości online firmy jest trudne – zwłaszcza dla przedsiębiorców, których przychody wynoszą powyżej 2 milionów euro. Na zlecenie prowadzenia księgowości online decydują się również właściciele firm, którzy wolą zrezygnować z tego przykrego obowiązki i zająć się rozwojem własnej działalności.
Pełna księgowość online, prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe polega przede wszystkim na rozliczaniu ksiąg rachunkowych oraz ewidencji gospodarczej. Pełna księgowość jest o wiele bardziej skomplikowana niż księgowość uproszczona, z której najczęściej korzystają przedsiębiorcy. Istnieje zatem duże prawdopodobieństwo popełnienia błędu, którego skutkiem są poważne konsekwencje finansowe. Do obszaru pełnej księgowości należy:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych – w tym dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawienia kont, wykazu aktywów i pasywów firmy,
- przygotowanie sprawozdania finansowego,
- doradztwo online w zakresie ryczałtu i podatków,
- prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Kto może prowadzić pełną księgowość online?
Pomimo rosnącej popularności outsourcingu księgowości firmy, nie każdy musi korzystać z tego rozwiązania. Małe przedsiębiorstwa bądź jednoosobowe działalności gospodarczej mogą rozliczyć finanse przy wykorzystaniu dedykowanych aplikacji i programów księgowych, dzięki którym wystawią i wyślą faktury klientom, rozliczą się z podatków, a także poprowadzą księgę przychodów i rozchodów. W przypadku większych firm, warto przekazać księgowość online biurom rachunkowym.
Pełną księgowość online dla danej firmy może prowadzić osoba:
- posiadająca zdolność do czynności prawnych,
- niekarana,
- mająca wiedzę oraz doświadczenie z zakresu księgowości i rachunkowości, prawa podatkowe, kadr i płac,
na bieżąco aktualizująca swoją wiedzę.
Prowadzenie pełnej księgowości online – co należy wiedzieć?
Do prowadzenia pełnej księgowości online zobowiązane są spółki handlowe, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne bez względu na wysokość przychodów. W przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych i spółek partnerskich, konieczność prowadzenia tego typu rozliczeń jest obowiązkowa po osiągnięciu co najmniej 2 milionów euro obrotu w poprzednim roku.
Korzyści dla przedsiębiorstwa związane z prowadzenie księgowości online są ogromne, dlatego nic dziwnego, że na takie rozwiązanie decyduje się wiele osób.
Oszczędność czasu i kosztów w księgowości online
Biura rachunkowe specjalizujące się w internetowej księgowości, prowadzą pełną obsługę dokumentów związanych z finansami firmy. Wspierają przedsiębiorstwa w poprawnym prowadzeniu rozliczeń księgowych i w razie konieczności – ponoszą odpowiedzialność za popełnione przez siebie błędy. Właściciele działalności gospodarczych, którzy decydują się na zlecenie księgowości online, mogą zająć się rozwojem firmy oraz pozyskiwaniem nowych klientów, powierzając całą dokumentację specjalistom.
Outsourcing księgowości firmy jest również korzystny pod względem finansowym. Usługę można zlecić dopiero wtedy, kiedy jest to potrzebne.
Dostępność do danych finansowych w księgowości online
Przedsiębiorcy w księgowości internetowej mają nieustannie dostęp do wszystkich danych finansowych swojej firmy. Niezależnie od tego czy przebywają aktualnie w siedzibie firmy, czy podróżują służbowo, w razie konieczności mogą pobrać interesujące dokumenty i je wydrukować.
Narzędzia przydatne w prowadzeniu księgowości zdalnie
Prowadzenie pełnej księgowości online jest związane jednak z wieloma wyzwaniami. Dlatego tak istotne jest zlecenie tego zadania jedynie wykwalifikowanym osobom, które nieustannie podnoszą swoje kompetencje i aktualizują posiadaną wiedzę.
Problematyczną kwestią w związku z prowadzeniem księgowości w środowisku online jest ochrona danych – zarówno osobowych, jak i finansowych konkretnej firmy. Wszystkie dane powinny być chronione przed udostępnieniem ich osobom postronnym. Innym problemem jest umiejętność korzystania z odpowiednich narzędzi i aplikacji online, służących zarówno do przesyłania dokumentów przez przedsiębiorcę, jak i rozliczania ich przez księgowego. Ważne jest zatem, aby osoba zajmująca się pełną księgowością online brała czynny udział w szkoleniach, a także szukała nowych rozwiązań, które usprawnią funkcjonowanie księgowości internetowej danej firmy.
