Jak księgować fakturę kosztową?
Prowadzenie księgowości bywa skomplikowane, zwłaszcza gdy Twoje przedsiębiorstwo zaczyna nabierać wiatru w żagle. Jednak możliwość odliczenia kosztów uzyskania dochodu od podatku to istotny element w rozwijaniu firmy, dlatego nie powinniśmy zaniedbywać księgowania faktur kosztowych. W tym krótkim artykule przeczytasz, jak poprawnie tego dokonać i jakie nowoczesne narzędzia mogą ułatwić Ci prowadzenie księgowości.
Czym jest faktura kosztowa?
W ramach funkcjonowania przedsiębiorstwo nie tylko generuje dochód, ale również nabywa różne dobra i usługi niezbędne do osiągania przychodu i dalszego rozwoju działalności. Faktury wystawione na tego rodzaju towary nazywamy fakturami kosztowymi. Ich zadaniem jest dokumentowanie wydatków, które można wliczyć do kosztów i odliczyć od podatku dochodowego. Przedmiotem faktury kosztowej mogą być wszystkie dobra zakupione na potrzeby przedsiębiorstwa i nieprzeznaczone do dalszej odsprzedaży.
Faktura kosztowa – o czym warto pamiętać?
Wszyscy przedsiębiorcy powinni być wyczuleni na fakt, że na fakturze kosztowej musi zostać podany numer NIP nabywcy, by można było skutecznie odliczyć je od podatku. W przypadku samofakturowania, czyli sytuacji, w której sami wystawiamy sobie fakturę na zakupione dla firmy towary bądź usługi, dokument musi koniecznie zostać zaakceptowany przez sprzedawcę.
Jak zaksięgować fakturę kosztową?
Regulacje prawne w kwestii księgowania faktur kosztowych są łaskawe dla zapominalskich. Wliczanie faktur w koszty może się bowiem odbywać przez cały rok podatkowy (oczywiście rok podatkowy w każdym przypadku musi się zgadzać). Jeśli jest już wrzesień, a Ty przeoczyłeś fakturę kosztową z marca, wciąż ze spokojem możesz ją zaksięgować. Pamiętaj jednak, że to rozwiązanie nie działa nigdy wprzód, lecz może dotyczyć jedynie zgubionych i odnalezionych faktur z poprzednich miesięcy.
Włączenie zaległych kosztów do bieżącego okresu rozliczeniowego wymaga korekty deklaracji podatkowej VAT, dlatego też warto regularnie ujmować wszystkie faktury wydatkowe. Być może zastanawia Cię, dlaczego prawo wydaje się być tak pobłażliwe wobec zapominania o odliczeniu kosztów od podatku VAT. Wynika to jednak z tego, że odliczenia VAT stanowią uprawnienie a nie obowiązek podatnika.
Księga Przychodów i Rozchodów posiada kolumny dedykowane księgowaniu faktur kosztowych. Są nimi:
- Kolumna nr 10 – zakup towarów i materiałów;
- Kolumna nr 11 – koszty uboczne zakupu;
- Oraz kolumna nr 13 – pozostałe wydatki.
Czym grozi niezaksięgowanie faktury kosztowej?
Wiesz już jak, kiedy i gdzie zaksięgować faktury kosztowe. Teraz porozmawiajmy o tym, dlaczego należy sumiennie to robić. Po pierwsze, Księga Przychodów i Rozchodów, która nie zawiera faktur na wszystkie zakupione dla przedsiębiorstwa sprzęty i inne dobra, może zostać uznana za nierzetelną.
Po drugie, przedsiębiorca, który nie zaewidencjonuje kosztów zakupu potrzebnych mu towarów, ryzykuje zaniżeniem kosztów uzyskania przychodów. W ten sposób zawyży podstawę swojego opodatkowania i będzie musiał oddać Skarbowi Państwa większą część swojego zarobku.
Księgowanie faktur kosztowych – jak ułatwić sobie to zadanie?
Już wiesz, dlaczego systematyczne księgowanie faktur wydatkowych jest naprawdę ważne dla Twojego biznesu. Być może zastanawiasz się, w jaki sposób możesz zadbać o regularność i porządek w swojej ewidencji kosztów prowadzenia działalności. Pomocny może okazać się program do wystawiania faktur.
Aktualne oprogramowanie do wystawiania faktur z powodzeniem automatyzuje ten uciążliwy dla wielu przedsiębiorców proces, a dzięki temu prowadzenie dokumentacji staje się szybsze i efektywniejsze. Jedyną pracą, jaką musi wykonać użytkownik takie narzędzia, jest wprowadzenie danych sprzedawcy i nabywcy oraz ceny towaru bądź usługi. Program zaś całkiem samodzielnie wygeneruje dokument. Jeśli posiadasz stałych kontrahentów, program do fakturowania może zapamiętać ich dane a w ten sposób Wasze wzajemne rozliczenia będą przebiegały niemal błyskawicznie.
Ciekawym udogodnieniem jest program do wystawiania faktur online, do którego możesz zalogować się z każdego urządzenia, nawet gdy przebywasz właśnie w służbowej podróży. Do takich narzędzi należy Melpe – wielofunkcyjny pomocnik przedsiębiorców, który prócz wysyłania i księgowania dokumentów może wesprzeć Cię także w windykacji oraz organizacji i planowaniu pracy działu sprzedaży. Melpe przechowuje dane swoich klientów w bezpiecznej serwerowni na terenie Polski i zapewnia, że jego zespół odpowie na każde Twoje palące pytanie.
