Czy korzystanie z oprogramowania do faktur jest bezpieczne?
W dzisiejszych czasach faktura jest najpopularniejszym rachunkiem potwierdzającym transakcję pomiędzy dwoma firmami. Z tego względu właściciele przedsiębiorstw chętnie korzystają z programów do wystawiania tego rodzaju dokumentów. Obecnie najlepszym do tego narzędziem jest aplikacja online. Tylko czy jest to bezpieczne rozwiązanie?
Czy system do generacji dokumentów księgowych jest bezpieczny?
Od czasu, kiedy RODO weszło w życie, przedsiębiorcy są zobligowani do zabezpieczenia wszystkich danych osobowych podmiotów gospodarczych, z którymi współpracują przed udostępnieniem ich osobom postronnym oraz ewentualnym zniszczeniem. Jeśli tego nie zrobią, grożą im wysokie kary pieniężne.
Pierwszą zaletą oprogramowania do faktur online jest to, że właściciele firm, korzystający z takich programów, nie muszą się martwić o kwestię ochrony, ponieważ za to odpowiada dostawca oprogramowania. System powinien na żądanie właściciela firmy wygenerować raport dotyczący realizacji założeń RODO. Bezpieczne oprogramowanie zrelacjonuje, kto oraz kiedy wprowadził konkretne dane osobowe, a także kto i na jakiej podstawie rozpowszechnił dane osobom trzecim.
Pewność współpracy z rzetelnymi, czyli wypłacalnymi kontrahentami to podstawa bezpiecznych stosunków zawodowych, zwłaszcza gdy klient chce wziąć kredyt kupiecki. Kolejnym plusem oprogramowania do faktur online jest możliwość upewnienia się, że dany kontrahent nie przysporzy problemów finansowych.
Zadaniem systemu jest weryfikacja przedsiębiorców w wywiadowniach gospodarczych. Pozwala on na wychwycenie nieprawidłowości właścicieli firm i szybką reakcję jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
Jedną z najwygodniejszych zalet najpopularniejszych oprogramowań do faktur jest wyposażenie ich w przypomnienie oraz w wezwanie do zapłaty, które można wysłać nieterminowemu kontrahentowi. W takiej sytuacji, gdy przedsiębiorstwo korzystające z oprogramowania nie otrzyma pieniędzy za wykonaną usługę, bądź udostępnione produkty, to i tak system jest w stanie pomóc w wyegzekwowaniu płatności.
Czy system wyeliminuje ewentualne błędy?
Dzięki połączeniu popularnych programów z bazą danych GUS-u przedsiębiorca zyskuje wszystkie potrzebne informacje o innych kontrahentach. W ten sposób, chcąc wystawić dokument, trzeba znać jedynie numer NIP klienta. Poprawny ciąg cyfr daje pewność prawidłowego pobrania pozostałych informacji, czyli adres oraz nazwę firmy. W sytuacji, gdy właściciel przedsiębiorstwa generuje dużą ilość faktur dziennie, takie rozwiązanie umożliwia zmniejszenie liczby potencjalnych pomyłek podczas wpisywania danych, które program podaje mu gotowe. To z kolei pozwala oszczędzać czas.
Czy oprogramowanie pozwoli na wystawienie różnorodnych dokumentów?
Dobrze rozwinięte przedsiębiorstwo jest otwarte na potrzeby klienta, także w kwestii wystawiania rachunków. Może się okazać, że klient będzie potrzebował innej faktury niż VAT np. zaliczkową, końcową czy dla kontrahentów zagranicznych. Ci ostatni często wymagają dokumentów przetłumaczonych na inne języki. Ważne jest również generowanie faktur w obcej walucie przewidzianej przez NBP, przewalutowanie obcego nominału na polskie złote oraz ustalenie różnic kursowych. To wszystko zapewniają najpopularniejsze programy. Ponadto, w przypadku, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż detaliczną, może skorzystać z funkcji oprogramowania, która umożliwia wystawienie paragonów fiskalnych i niefiskalnych.
W jaki sposób można ułatwić sobie pracę?
Gdy firma coraz lepiej prosperuje, zwiększa się liczba klientów. W zależności od tego, jaki rodzaj działalności gospodarczej prowadzi dany właściciel, może wprowadzić do swojej oferty kolejne usługi bądź produkty. Baza danych usprawnia proces wystawiania faktur, ponieważ w przypadku nowego asortymentu czy usług wystarczy rozwinąć listę np. produktów, a następnie dokonać wyboru spośród dostępnych towarów. Jest to wartościowe udogodnienie w przypadku, kiedy przedsiębiorca musi wystawić dziesiątki faktur dziennie. Taka baza umożliwia również regularne sprawdzanie ilości poszczególnego asortymentu.
System, z którego korzystasz, zawsze musi być przede wszystkim aktualny
Nawet jeśli dany system oferuje szerokie możliwości, to i tak jest bezwartościowy, kiedy nie jest na bieżąco aktualizowany. Przepisy polskiego prawa w zakresie rachunkowości oraz fakturowania mogą się zmieniać nawet kilka razy do roku. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z narzędzia, które nie jest regularnie aktualizowane, naraża się na poważne konsekwencje prawne z tytułu naruszenia bądź złamania najnowszego kodeksu prawnego.
Oprogramowanie online jest chętnie wykorzystywanym systemem przez przedsiębiorców z uwagi na wygodę i oszczędność podczas użytkowania oraz możliwości wystawiania różnorodnych dokumentów. Jednak najważniejszą wartością systemu jest jego bezpieczeństwo, które zapewnia ochronę nie tylko danych osobowych, ale także zawierane współprace.
Szukasz sprawdzonego programu, który umożliwi Ci szybsze wystawianie faktur w bezpieczny sposób? Zdecyduj się na Melpe! Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego i poznaj funkcje ułatwiające prowadzenie samodzielnej księgowości. Dowiedz się więcej na: https://melpe.pl/
